Os sete mandamentos para gerenciar equipes remotas

O aumento da força de trabalho móvel e global é uma tendência sem volta no mundo corporativo. Na TI, especialmente, manter equipes remotas reduz custos, dá flexibilidade aos funcionários e possibilita o recrutamento dos melhores profissionais do planeta, independentemente de limitações geográficas. Ferramentas on-line, softwares colaborativos e aplicativos de comunicações de voz e vídeo eliminaram barreiras que restringiam o trabalho na TI à presença física. O problema é que nem todos eles possuem disciplina para atuar distantes. Pensando nessa dificuldade de gerenciamento de equipes remotas de TI, listamos sete melhores práticas para garantir qualidade, produtividade em um grupo.  

1. Ser claro 
Trabalho remoto é, por definição, menos estruturado do que o presencial. Assim, é preciso que o gestor esclareça permanentemente o que se espera de cada membro do time, não deixando dúvidas sobre quais tarefas cada um possui ou qual a estrutura que cada um deve ter para desempenhar suas funções. 

2. Fixar canais de comunicação 
Em uma era em que aplicativos de mensagens instantâneas se tornam parte da rotina empresarial, não faz sentido que o departamento de TI perca tempo e dinheiro com ligações telefônicas. Dessa forma, é importante determinar um canal para contato dos profissionais de TI com os gestores de tecnologia. Atualmente, nada menos do que 100 bilhões de chamadas de voz são feitas diariamente pelo WhatsApp. Já o Skype registra 3 bilhões de minutos diários em ligações feitas pelos seus usuários. Esses dados mostram a importância da adoção de canais modernos de comunicação. Especialistas recomendam o e-mail para mensagens curtas, e troca de informações neutras. O chat, por sua vez, deve ser utilizado para conversas informais, grupos de discussões e esclarecimentos gerais. Já o Skype é melhor ser usado em conversas longas, detalhadas ou passíveis de mal-entendidos.

3. Estabelecer padrões claros de comunicação
Ter equipes de TI distribuídas em cidades diferentes muda completamente o paradigma de comunicação e alguns problemas podem nascer daí. A primeira é que muitos profissionais se sentem na obrigação de manter contato quase “ininterrupto” para mostrar aos gestores que estão conectados e com atividades em pleno vapor. Isso pode parecer interessante, a princípio, mas se as equipes forem numerosas, será uma verdadeira Torre de Babel no QG da empresa, perturbando e comprometendo a produtividade dos gestores. Outro problema típico são os mal-entendidos. Não são incomuns casos em que um gestor esclarece detalhes no desenvolvimento de softwares ou metodologias a serem seguidas na manutenção de sistemas. E essas regras não são cumpridas por entendimentos equivocados por parte do time de TI. Para solucionar esses dois percalços, o ideal é fixar datas e horários para promover reuniões com toda a equipe (via softwares de videoconferência). Mais do que isso, todas as determinações devem ser gravadas e colocadas posteriormente à disposição dos profissionais, a fim de que eles possam retornar ao áudio caso tenham se esquecido de detalhes nas determinações dos gestores.

4. Explicar as razões de cada procedimento
Quem trabalha em nível de isolamento pode ter dificuldade de compreender as causas e efeitos das tarefas a serem realizadas. Assim, o diretor de TI deve compreender que quem trabalha distante tem menos informações do que um profissional que atue in loco, o que, portanto, impõe detalhar cada tarefa e como elas se relacionam com os objetivos da organização. Isso certamente traz impactos positivos na produtividade da equipe de TI.

5. Trabalhar com metas de desempenho 
Sem referências, será difícil saber se a empresa está no caminho certo. Assim, quem trabalha com gerenciamento de equipes remotas não pode abrir mão de um controle rígido do cumprimento de metas. Entretanto, é preciso que as metas fixadas sejam racionais (realizáveis) e, de preferência, aprovadas após discussão conjunta com sua equipe (fortalecendo o engajamento, mesmo por parte de quem trabalha on-line). A partir daí, será o acompanhamento de indicadores de desempenho e a análise de dados vindos de ferramentas de monitoramento de equipes que darão o conhecimento aos gestores sobre o nível de entrega de cada membro da equipe. Alguns indicadores que revelam desempenho e que são úteis nesse processo de gestão são, por exemplo, índice de versões disponibilizadas no prazo, bugs por versão entregue ou taxa de chamados concluídos dentro do prazo estipulado (área de suporte).

6. Ter ferramentas de monitoramento 
O complemento ideal à gestão de indicadores de desempenho é o monitoramento de equipes remotas, que pode ser feito por meio de softwares ligados aos sistemas da empresa. Muitas vezes, as próprias plataformas da organização já contam com a possibilidade de extrair relatórios contendo dados como tempo de utilização do sistema por parte de cada profissional, horário em que foi feito o login e quais atividades foram desenvolvidas em determinado período. 

7. Buscar perfis para atuação remota desde a seleção 
Transformar uma equipe passiva em profissionais motivados e disciplinados é muito mais difícil do que contratar profissionais que já possuam esses atributos. Dessa forma, inserir nos processos de seleção critérios para identificar não somente bons talentos em TI, mas colaboradores com autonomia para atuar remotamente é um bom começo.