Plano de contas de e-mail: uma fonte de produtividade

Enquanto muitos profissionais acham que um plano de e-mail corporativo é um investimento secundário, a solução tem sido fonte de produtividade e segurança na comunicação de um negócio ao redor do mundo. O e-mail corporativo é uma solução específica para comunicação e registro em organizações transformadas digitalmente. Além do mais, essa ferramenta pode ser customizada e implementada pela TI para suprir demandas específicas. Ou seja, é uma parte muito importante para a gestão, uma vez que reflete em todos os outros departamentos. Além disso, ter um domínio próprio é uma forma de dar profissionalismo e confiança à marca, padronizando o atendimento e deixando o cliente mais seguro para esclarecer dúvidas. Para expandir a discussão sobre a importância do e-mail corporativo, a melhor forma é demonstrar as vantagens que fazem dele quase que uma obrigação para as empresas que estão buscando seu espaço em um novo mercado digital. Por isso, veja a seguir os retornos garantidos por esse importante investimento. 

Desempenho
Quando se lida com uma conta de e-mail em um domínio para 3 a 5 pessoas, é fácil utilizar a solução diariamente. Mas quando uma empresa precisa centenas de endereços? Serviços dedicados de e-mail corporativo oferecem mais infraestrutura para que a TI não precise se preocupar com a performance do sistema. Isso é importante, principalmente para quando o negócio trabalha com marketing digital e precisa de um volume muito maior de envios simultâneos. Ao ter um bom fornecedor, se conseguem recursos necessários para montar grandes campanhas que não atrapalhem a operação.

Produtividade
A performance garantida de um serviço exclusivo de e-mail também contribui na produtividade. Os funcionários conseguem se comunicar com mais velocidade  e não precisam se preocupar tanto com links e anexos enviados em cada mensagem.

Flexibilidade
Bons serviços de e-mail corporativo se adaptam às necessidades e possuem flexibilidade na contratação e ajuste de planos recorrentes. Isso significa que a empresa nunca paga mais do que precisa.

Controle e segurança
Por fim, o e-mail corporativo é construído com as preocupações de um negócio em mente. Isso significa que ele oferece mais ferramentas de controle de acesso, registro de mensagens e monitoramento de anexos — o que resulta em um sistema com menos brechas para invasões e engenharia social. 

A questão da segurança é tão importante que merece destaque. Quando bem gerenciado, o e-mail corporativo é uma ferramenta muito eficiente para aumentar o controle dos riscos que rondam um sistema empresarial — já que essa é uma porta muito utilizada por criminosos. Por isso, eis algumas dicas de como aliar a gestão à contratação de um bom serviço de e-mail corporativo para garantir mais confiabilidade ao sistema de uma empresa. 

Usar senhas complexas
A engenharia social é o caminho mais fácil para invadir um sistema e o mais difícil de ser identificado. Por isso, a TI precisa investir em educação e comunicação se deseja tornar o e-mail uma fonte confiável de produtividade. Uma das principais atitudes é incentivar que cada usuário crie senhas difíceis de serem deduzidas. Em resumo: nada de combinações comuns, datas de aniversário ou nome de pessoas próximas. Se possível, utilizar letras, números e caracteres especiais para fazer com que os funcionários tenham senhas realmente protegidas.

Adotar autenticação em dois passos
Se há uma relação mais próxima entre a utilização dos e-mails e troca de informações sensíveis, talvez nem uma senha forte seja o suficiente. Por essa razão, a autenticação em dois passos geralmente utiliza um dispositivo específico, um número de telefone ou outro endereço de e-mail para se certificar da legitimidade de um acesso. Busque um fornecedor que ofereça o serviço ou, caso seja possível, crie o seu próprio.

Melhorar o controle sobre abertura de anexos
Os anexos representam o maior risco para um sistema corporativo: basta executar um malware em um computador logado para que o criminoso acesse o computador. Por isso, o controle dos anexos precisa ser constante e firme. Bons serviços de e-mail corporativo já contam com ferramentas para barrar anexos suspeitos, mas é possível elevar a segurança com monitoramento automatizado e softwares antivírus.

Criar e gerenciar filtros de spam
Outra ferramenta importante em serviços de e-mail são filtros de spam. Eles isolam de maneira automática mensagens potencialmente perigosas ou que possam diminuir a produtividade dos usuários. O papel nessa equação é configurar o filtro de acordo com o perfil e as necessidades da organização e funcionários. Além das mensagens automáticas de phishing, é importante identificar e eliminar aquelas que possam ser potencialmente mais atrativas a serem abertas nesses perfis.

Trânsito das informações
Para que a comunicação seja segura, é ideal que as conexões utilizem certificados de segurança, como SSL e TLS. Somente dessa forma as informações podem transitar de forma segura, devido à criptografia e ao backup utilizados.

Política de segurança
Expandindo o tópico sobre senhas seguras, essa preocupação com a adoção de medidas de segurança por todos os usuários é um processo que deve ser abrangente, em todas as interações entre eles e o sistema. A elaboração de políticas de segurança de acordo com as normas vigentes é essencial. A ISO 27001 é uma referência nesse sentido para que haja um trabalho contínuo de conscientização dos funcionários.

Segurança em todos os canais de acesso ao e-mail
A escolha de qual canal utilizar (webmail ou softwares como o Outlook) deve ser decidida de acordo com cada empresa — considerando, por exemplo, a quantidade de máquinas que usarão a mesma conta, se há um backup local das mensagens independente do servidor etc. Seja qual for a solução, é importante cuidar da segurança de cada uma da forma como exigem. No caso do webmail, verificar, por exemplo, se a página possui conexão com certificado válido e tomar medidas para proteção contra phishing. Já no caso dos clientes de e-mail, é importante manter o software atualizado e utilizar certificados válidos para garantir as conexões.

Enfim, com as ferramentas certas, suporte e um relacionamento próximo, é possível transformar um simples plano de contas de e-mail em uma fonte de produtividade, segurança e marketing para os negócios.