Como escolher a internet ideal para eventos?

A internet em eventos hoje é praticamente obrigatória – independentemente da sua natureza e dos seus objetivos. No entanto, apesar de ser uma oportunidade de comunicação, engajamento e divulgação, esse também é um novo desafio para os gerentes de TI. Seja em eventos corporativos ou para o público da empresa, a internet, hoje, se transformou em uma ferramenta para ampliar e enriquecer a participação e a comunicação, acabando com os limites físicos de espaço e número de convidados – que sempre foram um problema. A internet é o canal para três ações importantes em eventos do futuro: engajamento, experiência e divulgação. 

Por um lado, ela permite que os presentes tenham uma conexão emocional mais rica com aquele momento e participem mais ativamente, produzindo conteúdo sobre o evento (fotos, posts, publicações e atualizações). Por outro, ela pode ser usada para a transmissão ao vivo e utilização de multicanais para integrar o público – mesmo que ele não esteja em condições de participar – e ainda registrar o momento para que ele não acabe naquele dia. Está claro que a internet é uma solução incrível para alavancar eventos e amplificar uma experiência, mas isso não significa que ela funcionará de qualquer jeito. Se sua empresa pretende apostar na solução e pensa em como implementá-la para as próximas datas marcadas, precisa considerar alguns fatores antes de definir o melhor modelo e oferta no mercado.

O primeiro fator a se ponderar na hora de contratar internet em eventos é o objetivo e o retorno esperado desse investimento. Sua marca pretende transmitir a ocasião? Essa transmissão será utilizada como canal de captação de leads? A ideia é criar uma experiência rica dentro do evento? O foco é para quem está dentro ou do lado de fora? Trata-se um seminário, uma festa ou um congresso? Essas respostas, claro, são de responsabilidade do departamento de marketing, mas o gestor de TI precisa participar ativamente das discussões para definir o melhor serviço que atenda às expectativas da empresa. Outro ponto para ficar de olho é a forma como a empresa pode contratar a internet. Será um serviço limitado por franquia? A instalação é por conta do prestador? Qual é a duração do contrato? Existe suporte durante o evento? Se a empresa tem eventos frequentes, pode ser até interessante nutrir um relacionamento mais próximo com uma empresa parceira, que resulte em melhores condições e preços no longo prazo.

Geralmente, as empresas que oferecem esse tipo de serviço também contam com infraestrutura própria para a instalação no dia do evento, mas é importante discutir e planejar o papel do setor de TI nesse processo. Sua função é garantir que o link seja utilizado da melhor forma possível, atendendo a todos os objetivos que você e a diretoria traçaram. Por exemplo: a interação do público dentro do evento será feita por aplicativo, site ou redes sociais? As pessoas utilizarão seus próprios aparelhos ou os dispositivos serão disponibilizados pelo ambiente? No caso de transmissões ao vivo, também é importante se preocupar com quais canais serão utilizados, como se dará a interação e todas as questões que possam levar a sua equipe a aproveitar ao máximo a infraestrutura contratada. 

Agora que você entendeu o que pode ganhar na contratação de links temporários para eventos, é hora de começar a sua pesquisa e encontrar a fornecedora ideal. Entre os cuidados necessários está a previsão da demanda real para o link temporário. Por isso, busque empresas que ofereçam flexibilidade na franquia de dados e que entreguem, dentro desse limite, 100% da banda prometida. Se o compartilhamento e a expansão da experiência são fatores importantes no evento, busque um serviço de banda simétrica, com upload e download igualmente priorizados. Lembre-se de que, nesses casos, o envio de conteúdo pelos participantes e a transmissão de vídeo são até mais importantes do que a velocidade de download. Por fim, é claro que a oferta e a implementação não são os únicos pontos críticos para o sucesso do seu investimento em um link temporário. O que acontece se o sinal cair no meio do evento, se houver instabilidade ou se a empresa precisar de uma banda maior? As boas fornecedoras de internet em eventos oferecem suporte, monitoramento em tempo real e redundância para que a conexão esteja sempre on-line e livre de riscos como invasões e ataques.